Japanese Business Phone Calls: Scripts & Keigo for Answering and Calling

Many learners feel confident enough with chat or email, then freeze the moment the office phone rings. That is normal. On the phone you have little time to think, you cannot read the other person’s face, and you must choose keigo in real time.

The good news: Japanese business phone calls are highly patterned. If you memorize the core structure and the required phrases, you do not need wild improvisation. This article is built like a field guide—ready to use at work.

Why Phone Keigo Matters So Much

In Japanese offices, the phone is often treated as the first test of professionalism. The main reasons:

1. Whoever answers represents the whole company.
2. A wrong word can create operational misunderstandings.
3. Tone and keigo choices show your work attitude.

In practice, the other party’s judgment often forms in the first 5–10 seconds. So the opening of a call matters far more than many people expect.

Keigo Categories Used on the Phone

In business phone situations, the keigo combination that appears most often is:

• 謙譲語けんじょうごII (丁重語ていちょうご) to describe your own side’s actions politely (examples: いたします, おります)
• 尊敬語そんけいご to refer to the other party’s actions (examples: いらっしゃいますか, おっしゃる)
• 謙譲語けんじょうごI when your action is directed at a respected party (example: 伺うかがう)
• 丁寧語ていねいご as the foundation of a polite rhythm (です/ます)

Phone work is also tightly linked to the ウチ (uchi)–ソト (soto) idea: when you speak with a client (soto), people from your own company (uchi) must not be elevated too much.

Business Phone Call Flow Structure

Flow A: Answering a Call

1. Standard company opening.
2. Confirm the caller’s identity.
3. Confirm the intended person.
4. Transfer / report that they are away.
5. Take a message if needed.
6. Close briefly and politely.

Flow B: Making an Outbound Call

1. Greeting + company identity.
2. State your own name in a humble form.
3. Ask to be connected to the intended person.
4. State the purpose of the call.
5. Confirm the next step.
6. Formal close.

Must-Memorize Phrases (Phone Core Pack)

Situation	Japanese Phrase	Category	Romaji	English Meaning
Answering the phone	お電話でんわありがとうございます。	丁寧語ていねいご	Odenwa arigatou gozaimasu.	Thank you for calling.
Introducing yourself	〜と申もうします。	謙譲語けんじょうごII	〜to moushimasu.	My name is ... (formal).
Stating your unit	営業部えいぎょうぶの〜でございます。	High 丁寧語ていねいご	Eigyoubu no 〜 de gozaimasu.	I am from the sales division ...
Asking the caller’s identity	どちら様さまでいらっしゃいますか。	尊敬語そんけいご	Dochira-sama de irasshaimasu ka.	May I ask who is calling?
Asking the purpose	ご用件ようけんを伺うかがってもよろしいでしょうか。	KI + 丁寧語ていねいご	Go-youken o ukagatte mo yoroshii deshou ka.	May we know the purpose of your call?
Asking to wait	少々しょうしょうお待まちください。	丁寧語ていねいご	Shoushou omachi kudasai.	Please wait a moment.
About to transfer	ただいまお繋つなぎいたします。	謙譲語けんじょうごII	Tadaima otsunagi itashimasu.	I will connect you now.
Person is away	田中たなかは席せきを外はずしております。	謙譲語けんじょうごII	Tanaka wa seki o hazushite orimasu.	Tanaka is away from their desk.
Taking a message	ご伝言でんごんを承うけたまわります。	謙譲語けんじょうごI	Go-dengon o uketamawarimasu.	I will take your message.
Will call back	折おり返かえしご連絡れんらくいたします。	謙譲語けんじょうごII	Orikaeshi go-renraku itashimasu.	We will call you back.
Confirming a number	お電話番号でんわばんごうを確認かくにんさせていただけますか。	KI + permission	Odenwa bangou o kakunin sasete itadakemasu ka.	May we confirm your phone number?
Closing	失礼しつれいいたします。	謙譲語けんじょうごII	Shitsurei itashimasu.	Excuse me (formal close).

10 Essential Example Sentences (3 Layers + Blue Markers)

Example 1: Company opening
お電話でんわありがとうございます。株式会社かぶしきがいしゃNusantara、営業部えいぎょうぶの山田やまだでございます。
Odenwa arigatou gozaimasu. Kabushikigaisha Nusantara, eigyoubu no Yamada de gozaimasu.
Thank you for calling. I am Yamada from Nusantara sales, with formal politeness.

Example 2: Asking the caller’s identity
恐おそれ入いりますが、どちら様さまでいらっしゃいますか。
Osoreirimasu ga, dochira-sama de irasshaimasu ka.
Excuse me, may I ask who is calling?

Example 3: Connecting the call
ただいまお繋つなぎいたします。
Tadaima otsunagi itashimasu.
I will connect you now.

Example 4: Person not at their desk
田中たなかはただいま席せきを外はずしております。
Tanaka wa tadaima seki o hazushite orimasu.
Tanaka is currently away from their desk (in a polite form).

Example 5: Offering to take a message
よろしければ、ご伝言でんごんを承うけたまわります。
Yoroshikereba, go-dengon o uketamawarimasu.
If you like, we will take your message.

Example 6: Promising a callback
戻もどり次第しだい、折おり返かえしご連絡れんらくいたします。
Modori shidai, orikaeshi go-renraku itashimasu.
As soon as they return, we will call back.

Example 7: Making an outbound call
株式会社かぶしきがいしゃNusantaraの山田やまだと申もうします。
Kabushikigaisha Nusantara no Yamada to moushimasu.
I am Yamada from Nusantara.

Example 8: Asking to speak with the intended person
田中たなか様さまはいらっしゃいますでしょうか。
Tanaka-sama wa irasshaimasu deshou ka.
Is Mr./Ms. Tanaka available?

Example 9: Wrong number
失礼しつれいいたしました。番号ばんごうを間違まちがえました。
Shitsurei itashimashita. Bangou o machigaemashita.
I am sorry, we have the wrong number.

Example 10: Closing the call
お忙いそがしいところありがとうございました。失礼しつれいいたします。
Oisogashii tokoro arigatou gozaimashita. Shitsurei itashimasu.
Thank you for your time. We will excuse ourselves.

5 Business Phone Dialogs (Real Situations)

Dialog 1 — Standard Reception

A (Receiver / You):
お電話でんわありがとうございます。株式会社かぶしきがいしゃNusantara、総務部そうむぶの佐藤さとうでございます。

B (Caller):
ABCエー・ビー・シー商事しょうじの田中たなかと申もうします。山田やまだ様さまはいらっしゃいますか。

A:
少々しょうしょうお待まちください。確認かくにんいたします。

Annotation:

• Opening with "お電話でんわありがとうございます" gives a professional impression from the start.
• "〜でございます" raises the politeness level.
• "いらっしゃいますか" is used for the other party (sonkeigo).

Dialog 2 — Intended Person Is Away

A:
申もうし訳わけございません。山田やまだはただいま席せきを外はずしております。

B:
では、戻もどられましたらお電話でんわを頂いただけますか。

A:
かしこまりました。折おり返かえしご連絡れんらくいたします。念ねんのためお電話番号でんわばんごうを確認かくにんしてもよろしいでしょうか。

Annotation:

• Refer to an internal colleague with the uchi form: "山田やまだは..." without extra honorifics.
• "かしこまりました" is more formal than "承知しょうちしました" in a service context.

Dialog 3 — Outbound Call to a Client

A (You):
いつもお世話せわになっております。株式会社かぶしきがいしゃNusantaraの佐藤さとうと申もうします。田中たなか様さまはいらっしゃいますでしょうか。

B (Receptionist):
少々しょうしょうお待まちください。確認かくにんいたします。

A:
ありがとうございます。

Annotation:

• This is the safest outbound format: fixed greeting + identity + request to connect.
• Avoid casual openings such as もしもし in official business contexts.

Dialog 4 — Handling a Complaint Calmly

B (Client):
先日せんじつの納品のうひんについて確認かくにんしたいです。

A (You):
申もうし訳わけございません。状況じょうきょうを確認かくにんの上うえ、すぐにご案内あんないいたします。

B:
お願ねがいします。

A:
お手数てすうをおかけいたしますが、少々しょうしょうお待まちください。

Annotation:

• With a complaint, the best order is: apologize → promise to verify → give an action.
• Do not start by being defensive; focus on the resolution steps.

Dialog 5 — Wrong Connection, Still Professional

A:
いつもお世話せわになっております。株式会社かぶしきがいしゃNusantaraの佐藤さとうと申もうします。経理部けいりぶの高橋たかはし様さまはいらっしゃいますでしょうか。

B:
恐おそれ入いりますが、こちらに高橋たかはしはおりません。

A:
失礼しつれいいたしました。番号ばんごうを間違まちがえました。ありがとうございました。

Annotation:

• Even a wrong number must be closed politely and briefly.
• Do not hang up without "失礼しつれいいたしました".

Ready-to-Use Scripts

Script A — Answering the Phone

お電話でんわありがとうございます。
株式会社かぶしきがいしゃNusantara、営業部えいぎょうぶの山田やまだでございます。

Script B — Connecting

かしこまりました。
ただいまお繋つなぎいたします。少々しょうしょうお待まちください。

Script C — Person Away + Taking a Message

申もうし訳わけございません。田中たなかは席せきを外はずしております。
よろしければ、ご伝言でんごんを承うけたまわります。
戻もどり次第しだい、折おり返かえしご連絡れんらくいたします。

Script D — Making an Outbound Call

いつもお世話せわになっております。
株式会社かぶしきがいしゃNusantaraの山田やまだと申もうします。
田中たなか様さまはいらっしゃいますでしょうか。

Uchi-Soto Rules on the Phone (Must Understand)

This is the largest source of learner mistakes.

Core principle

When you speak with an outside party (soto), people from your own office are uchi. Therefore:

• Do not elevate uchi with excessive sonkeigo.
• Use humble/polite forms when referring to uchi.

Wrong vs right examples

Less Appropriate (to a client)	More Appropriate	Reason
田中部長たなかぶちょうはいらっしゃいます。	田中たなかは席せきを外はずしております。	Do not elevate internal people to outsiders
社長しゃちょうがお話はなしします。	社長しゃちょうが申もうし上あげます。	Uchi/soto affects form choice
課長かちょうがおっしゃいました。	課長かちょうが申もうしておりました。	Use KII when reporting internal actions to a client

Note: in some institutions (for example schools), usage may follow local norms. For general business, the uchi-soto pattern above is a safe baseline.

Tone Tips: Not Only Words, but How You Deliver Them

Official guidance also stresses that polite language without matching attitude sounds empty. On the phone, that means:

1. Speak a little slower than in casual conversation.
2. Pause after key phrases (names, numbers, times).
3. Repeat critical information (phone number, name, deadline).
4. Avoid a “rushed” voice when asking the other party to wait.

Example number confirmation:

• お電話番号でんわばんごうは、090-1234-5678でよろしいでしょうか。

Common Phone Mistakes + Fixes

Mistake	Example	Fix
Too casual	もしもし、山田やまだです。	お電話でんわありがとうございます。〜でございます。
Wrong direction of respect	部長ぶちょうはいらっしゃいます（to a client）	部長ぶちょうは席せきを外はずしております
Request too direct	ちょっと待まってください	少々しょうしょうお待まちください
Ambiguous answer	はい、わかりました	かしこまりました / 承知しょうちいたしました
No confirmation	じゃ、伝つたえます	折おり返かえしご連絡れんらくいたします

Difficult Situations: Emergency Scripts You Must Have Ready

In the real world, calls rarely always go smoothly. Sometimes the line cuts, the other person speaks too fast, or you cannot give the information yet. This section focuses on emergency lines: stay polite while protecting accuracy.

1) When the voice is unclear

Use a polite request-to-repeat pattern, not “huh, I can’t hear you.”

• 恐おそれ入いります、少すこしお声こえが聞きき取とりにくいのですが、もう一度いちどお願ねがいできますか。
• 通信つうしんの関係かんけいで、音声おんせいが途切とぎれております。

2) When you need time to check data

Do not go silent for long on the phone. Give a clear status:

• 確認かくにんに1分ふんほどお時間じかんを頂いただけますでしょうか。
• 担当たんとう部署ぶしょへ確認かくにんの上うえ、すぐにご案内あんないいたします。

3) When hold lasts too long

If more than 30–60 seconds pass, return to the line and update:

• お待またせして申もうし訳わけございません。確認かくにんにもう少々しょうしょうお時間じかんを頂戴ちょうだいできますでしょうか。
• 一度いちどこちらから折おり返かえしご連絡れんらくしてもよろしいでしょうか。

4) When you cannot give information

Stay polite, explain the limit, and offer an alternative:

• 恐おそれ入いりますが、個人情報こじんじょうほうの関係かんけいで電話でんわではお答こたえできかねます。
• よろしければ、担当者たんとうしゃより改あらためてご連絡れんらくいたします。

5) When the caller is angry

Safe order: listen → acknowledge → apologize → concrete action.

Core lines:

• ご不便ふべんをおかけし、誠まことに申もうし訳わけございません。
• 状況じょうきょうを確認かくにんし、本日中ほんじつちゅうに対応方針たいおうほうしんをご連絡れんらくいたします。

6 Emergency Example Sentences (3 Layers + Blue)

Emergency 1: Broken audio
恐おそれ入いります、音声おんせいが途切とぎれております。
Osoreirimasu, onsei ga togirete orimasu.
Excuse me, the audio is cutting out.

Emergency 2: Asking to repeat
もう一度いちど、お願ねがいできますか。
Mou ichido, onegai dekimasu ka.
Could you please say that once more?

Emergency 3: Need an internal check
確認かくにんのため、少々しょうしょうお時間じかんをいただけますでしょうか。
Kakunin no tame, shoushou ojikan o itadakemasu deshou ka.
For a check, may we have a moment?

Emergency 4: Declining sensitive info by phone
電話でんわでは回答かいとういたしかねます。
Denwa de wa kaitou itashikanemasu.
We cannot answer by phone.

Emergency 5: Promising a callback
担当者たんとうしゃより折おり返かえしご連絡れんらくいたします。
Tantousha yori orikaeshi go-renraku itashimasu.
The staff in charge will call back.

Emergency 6: Polite close after an issue
ご迷惑めいわくをおかけし、誠まことに申もうし訳わけございません。
Go-meiwaku o okake shi, makoto ni moushiwake gozaimasen.
We sincerely apologize for the inconvenience.

Operational Checklist Before You Pick Up

Check these 20 seconds before your shift. Your performance stays more stable:

1. Opening-phrase notes are in front of you.
2. Internal name list + titles are ready.
3. Key team extension numbers are easy to reach.
4. Message-taking template (name, number, time, core message) is ready.
5. Pen and notepad always sit in the same place.

Practical Message Form

• 会社名かいしゃめい / 氏名しめい:
• 電話番号でんわばんごう:
• 日時にちじ:
• 用件ようけん:
• 折おり返かえし希望きぼう: 有あ / 無なし

Short FAQ for Phone Keigo

Q1. Is もしもし always wrong in the office?

For formal business calls, it is best to avoid もしもし as the main opening. A safer format is "お電話でんわありがとうございます" + company identity.

Q2. Which is safer: かしこまりました or 承知しょうちいたしました?

Both are polite. In customer-service contexts, かしこまりました often sounds more ready to help. For formal internal communication, 承知しょうちいたしました is also very safe.

Q3. When speaking to a client about my own boss, may I use 部長ぶちょう様さま?

Generally not recommended. In business uchi-soto patterns, refer to internal people neutrally (for example name + "は席せきを外はずしております").

Q4. When should I use させていただく on the phone?

Use it sparingly when there is a real sense of permission or benefit, for example when asking permission to repeat a number or delay an answer. When that is not needed, a simpler form such as いたします is usually more natural and compact.

10-Minute Daily Practice (Build Reflexes)

Minutes 1–3

Read Script A and Script B aloud.

Minutes 4–6

Practice one “person is away” dialog while swapping names/titles.

Minutes 7–8

Drill numbers and names: phone numbers, meeting times, division names.

Minutes 9–10

Record yourself and check three points:

1. Is the opening consistent?
2. Do you refer to uchi with safe forms?
3. Does the close always use 失礼しつれいいたします?

7-Day Practice Plan (Measurable Progress)

If you want clear improvement, use this simple weekly pattern:

1. Day 1: memorize opening + close until automatic.
2. Day 2: focus on transfer and hold situations.
3. Day 3: focus on “person away” scenarios and taking messages.
4. Day 4: practice outbound calls for scheduling a meeting.
5. Day 5: drill numbers, times, department names, and company-name spelling.
6. Day 6: role-play all 5 dialogs without looking at the text.
7. Day 7: record a 3-minute simulation, evaluate, and repeat the parts that still stall.

Realistic weekly targets:

1. Stable phone opening within the first 5 seconds.
2. No mixing of casual forms in formal situations.
3. Able to pass a callback message without losing detail.
4. Able to close a call consistently and politely.

With this pattern, you do not only “memorize phrases,” you truly build work reflexes. That is what matters most when a call comes in suddenly and you must stay calm.

New Vocabulary

Kanji-Kana	Romaji	Meaning	Word Type
電話でんわ	Denwa	Telephone	Noun
応対おうたい	Outai	Handling (a call)	Noun / suru
用件ようけん	Youken	Business / purpose	Noun
伝言でんごん	Dengon	Message left for someone	Noun
折おり返かえし	Orikaeshi	Callback	Noun
席せきを外はずす	Seki o hazusu	Be away from one’s desk	Expression
かしこまりました	Kashikomarimashita	Certainly (very formal)	Expression
承知しょうちいたしました	Shouchi itashimashita	Understood / noted	Expression
失礼しつれいいたします	Shitsurei itashimasu	Excuse me (formal close)	Expression
恐おそれ入いりますが	Osoreirimasu ga	Excuse me, but...	Expression
繋つなぐ	Tsunagu	To connect	Verb
確認かくにん	Kakunin	Confirmation	Noun / suru

Conclusion

Japanese business phone calls feel hard at first because the rhythm is fast. But precisely because they are so patterned, you can level up quickly if you practice with standard scripts.

The main keys:

1. Master fixed openings and closes.
2. Understand uchi-soto when referring to internal people to a client.
3. Use sonkeigo for the other party, and kenjougo/teineigo for your own side.
4. Make it a habit to reconfirm important details before closing.

If you can run the 5 dialogs in this article without stopping, that is already strong preparation for real work at a Japanese company.

Also Read:

• Keigo for Business Email
• Keigo for Meetings & Presentations
• Common Keigo Mistakes
• Complete Keigo Guide