Telepon Bisnis Jepang: Skrip & Keigo untuk Menerima dan Menelepon

Banyak pembelajar merasa sudah cukup percaya diri saat chat atau email, tapi langsung panik ketika telepon kantor berbunyi. Wajar. Di telepon, Anda tidak punya waktu lama untuk berpikir, tidak bisa membaca ekspresi lawan bicara, dan harus memilih keigo secara langsung.

Kabar baiknya, telepon bisnis Jepang sangat berpola. Kalau Anda hafal struktur inti + frasa wajib, Anda tidak perlu improvisasi liar. Artikel ini disusun seperti panduan lapangan—siap dipakai di dunia kerja.

Mengapa Keigo Telepon Sangat Penting?

Di kantor Jepang, telepon sering dianggap ujian pertama profesionalisme. Alasan utamanya:

1. Penerima telepon mewakili seluruh perusahaan.
2. Kesalahan kata bisa menimbulkan salah paham operasional.
3. Nada dan pilihan keigo menunjukkan sikap kerja Anda.

Dalam praktik, penilaian lawan bicara biasanya terjadi dalam 5-10 detik pertama. Jadi pembuka telepon jauh lebih penting dibanding yang banyak orang bayangkan.

Kategori Keigo yang Digunakan di Telepon

Dalam situasi telepon bisnis, kombinasi keigo yang paling sering muncul adalah:

• 謙譲語けんじょうごII (丁重語ていちょうご) untuk menjelaskan aksi pihak sendiri secara sopan (contoh: いたします, おります)
• 尊敬語そんけいご untuk menyebut aksi pihak lawan bicara (contoh: いらっしゃいますか, おっしゃる)
• 謙譲語けんじょうごI saat aksi Anda diarahkan ke pihak terhormat (contoh: 伺うかがう)
• 丁寧語ていねいご sebagai fondasi ritme sopan (です/ます)

Telepon juga sangat terkait konsep ウチ (uchi)-ソト (soto): saat bicara dengan klien (soto), orang perusahaan Anda (uchi) tidak boleh ditinggikan berlebihan.

Struktur Alur Telepon Bisnis

Alur A: Menerima Telepon

1. Pembuka standar perusahaan.
2. Konfirmasi identitas penelpon.
3. Konfirmasi pihak yang dituju.
4. Transfer / sampaikan tidak ada.
5. Titip pesan bila perlu.
6. Tutup dengan ringkas dan sopan.

Alur B: Menelepon Keluar

1. Salam + identitas perusahaan.
2. Sebut nama diri dengan bentuk merendah.
3. Minta tersambung ke pihak tujuan.
4. Sampaikan tujuan telepon.
5. Konfirmasi langkah berikutnya.
6. Penutup formal.

Frasa Wajib Hafal (Telepon Core Pack)

Situasi	Frasa Jepang	Kategori	Romaji	Arti Indonesia
Menjawab telepon	お電話でんわありがとうございます。	丁寧語ていねいご	Odenwa arigatou gozaimasu.	Terima kasih atas teleponnya.
Memperkenalkan diri	〜と申もうします。	謙譲語けんじょうごII	〜to moushimasu.	Saya bernama ... (formal).
Menyebut unit kerja	営業部えいぎょうぶの〜でございます。	丁寧語ていねいご tinggi	Eigyoubu no 〜 de gozaimasu.	Saya dari divisi sales ...
Menanyakan identitas penelpon	どちら様さまでいらっしゃいますか。	尊敬語そんけいご	Dochira-sama de irasshaimasu ka.	Dengan Bapak/Ibu siapa?
Menanyakan tujuan	ご用件ようけんを伺うかがってもよろしいでしょうか。	KI + 丁寧語ていねいご	Go-youken o ukagatte mo yoroshii deshou ka.	Boleh kami tahu keperluannya?
Minta tunggu	少々しょうしょうお待まちください。	丁寧語ていねいご	Shoushou omachi kudasai.	Mohon tunggu sebentar.
Akan transfer	ただいまお繋つなぎいたします。	謙譲語けんじょうごII	Tadaima otsunagi itashimasu.	Akan saya sambungkan sekarang.
Orang tidak ada	田中たなかは席せきを外はずしております。	謙譲語けんじょうごII	Tanaka wa seki o hazushite orimasu.	Tanaka sedang tidak di meja.
Menitip pesan	ご伝言でんごんを承うけたまわります。	謙譲語けんじょうごI	Go-dengon o uketamawarimasu.	Saya catat pesannya.
Akan telepon balik	折おり返かえしご連絡れんらくいたします。	謙譲語けんじょうごII	Orikaeshi go-renraku itashimasu.	Kami akan telepon balik.
Konfirmasi nomor	お電話番号でんわばんごうを確認かくにんさせていただけますか。	KI + izin	Odenwa bangou o kakunin sasete itadakemasu ka.	Boleh kami konfirmasi nomor Anda?
Menutup	失礼しつれいいたします。	謙譲語けんじょうごII	Shitsurei itashimasu.	Permisi (penutup formal).

10 Contoh Kalimat Penting (3 Layer + Penanda Biru)

Contoh 1: Pembuka perusahaan
お電話でんわありがとうございます。株式会社かぶしきがいしゃNusantara、営業部えいぎょうぶの山田やまだでございます。
Odenwa arigatou gozaimasu. Kabushikigaisha Nusantara, eigyoubu no Yamada de gozaimasu.
Terima kasih atas teleponnya. Saya Yamada dari divisi sales Nusantara, dengan hormat.

Contoh 2: Menanyakan identitas penelpon
恐おそれ入いりますが、どちら様さまでいらっしゃいますか。
Osoreirimasu ga, dochira-sama de irasshaimasu ka.
Mohon maaf, boleh tahu dengan Bapak/Ibu siapa?

Contoh 3: Menyambungkan telepon
ただいまお繋つなぎいたします。
Tadaima otsunagi itashimasu.
Akan saya sambungkan sekarang.

Contoh 4: Orang tidak ada di tempat
田中たなかはただいま席せきを外はずしております。
Tanaka wa tadaima seki o hazushite orimasu.
Tanaka saat ini sedang tidak di meja (dengan gaya sopan).

Contoh 5: Menawarkan catat pesan
よろしければ、ご伝言でんごんを承うけたまわります。
Yoroshikereba, go-dengon o uketamawarimasu.
Jika berkenan, kami catat pesan Anda.

Contoh 6: Menjanjikan telepon balik
戻もどり次第しだい、折おり返かえしご連絡れんらくいたします。
Modori shidai, orikaeshi go-renraku itashimasu.
Begitu kembali, kami akan menghubungi balik.

Contoh 7: Menelepon keluar
株式会社かぶしきがいしゃNusantaraの山田やまだと申もうします。
Kabushikigaisha Nusantara no Yamada to moushimasu.
Saya bernama Yamada dari Nusantara.

Contoh 8: Meminta berbicara dengan pihak tujuan
田中たなか様さまはいらっしゃいますでしょうか。
Tanaka-sama wa irasshaimasu deshou ka.
Apakah Bapak/Ibu Tanaka sedang tersedia?

Contoh 9: Salah sambung
失礼しつれいいたしました。番号ばんごうを間違まちがえました。
Shitsurei itashimashita. Bangou o machigaemashita.
Mohon maaf, kami salah nomor.

Contoh 10: Penutup telepon
お忙いそがしいところありがとうございました。失礼しつれいいたします。
Oisogashii tokoro arigatou gozaimashita. Shitsurei itashimasu.
Terima kasih atas waktunya. Kami permisi.

5 Dialog Telepon Bisnis (Situasi Nyata)

Dialog 1 — Penerimaan Standar

A (Penerima / Anda):
お電話でんわありがとうございます。株式会社かぶしきがいしゃNusantara、総務部そうむぶの佐藤さとうでございます。

B (Penelpon):
ABCエー・ビー・シー商事しょうじの田中たなかと申もうします。山田やまだ様さまはいらっしゃいますか。

A:
少々しょうしょうお待まちください。確認かくにんいたします。

Anotasi:

• Pembuka "お電話でんわありがとうございます" memberi kesan profesional sejak awal.
• "〜でございます" menaikkan tingkat kesopanan.
• "いらっしゃいますか" dipakai untuk pihak lawan (sonkeigo).

Dialog 2 — Orang Tujuan Tidak Ada

A:
申もうし訳わけございません。山田やまだはただいま席せきを外はずしております。

B:
では、戻もどられましたらお電話でんわを頂いただけますか。

A:
かしこまりました。折おり返かえしご連絡れんらくいたします。念ねんのためお電話番号でんわばんごうを確認かくにんしてもよろしいでしょうか。

Anotasi:

• Menyebut kolega internal dengan bentuk uchi: "山田やまだは..." tanpa honorifik tambahan.
• "かしこまりました" lebih formal daripada "承知しょうちしました" di konteks layanan.

Dialog 3 — Menelepon Keluar ke Klien

A (Anda):
いつもお世話せわになっております。株式会社かぶしきがいしゃNusantaraの佐藤さとうと申もうします。田中たなか様さまはいらっしゃいますでしょうか。

B (Resepsionis):
少々しょうしょうお待まちください。確認かくにんいたします。

A:
ありがとうございます。

Anotasi:

• Ini format panggilan keluar paling aman: salam tetap + identitas + permintaan sambung.
• Hindari pembuka kasual seperti もしもし untuk konteks bisnis resmi.

Dialog 4 — Menangani Keluhan dengan Tenang

B (Klien):
先日せんじつの納品のうひんについて確認かくにんしたいです。

A (Anda):
申もうし訳わけございません。状況じょうきょうを確認かくにんの上うえ、すぐにご案内あんないいたします。

B:
お願ねがいします。

A:
お手数てすうをおかけいたしますが、少々しょうしょうお待まちください。

Anotasi:

• Saat menangani keluhan, urutan terbaik: minta maaf → janji verifikasi → beri tindakan.
• Jangan defensif dulu; fokus ke langkah penyelesaian.

Dialog 5 — Salah Sambung tapi Tetap Profesional

A:
いつもお世話せわになっております。株式会社かぶしきがいしゃNusantaraの佐藤さとうと申もうします。経理部けいりぶの高橋たかはし様さまはいらっしゃいますでしょうか。

B:
恐おそれ入いりますが、こちらに高橋たかはしはおりません。

A:
失礼しつれいいたしました。番号ばんごうを間違まちがえました。ありがとうございました。

Anotasi:

• Salah nomor tetap harus ditutup sopan dan singkat.
• Jangan langsung menutup tanpa "失礼しつれいいたしました".

Skrip Siap Pakai

Skrip A — Menjawab Telepon

お電話でんわありがとうございます。
株式会社かぶしきがいしゃNusantara、営業部えいぎょうぶの山田やまだでございます。

Skrip B — Menyambungkan

かしこまりました。
ただいまお繋つなぎいたします。少々しょうしょうお待まちください。

Skrip C — Orang Tidak Ada + Titip Pesan

申もうし訳わけございません。田中たなかは席せきを外はずしております。
よろしければ、ご伝言でんごんを承うけたまわります。
戻もどり次第しだい、折おり返かえしご連絡れんらくいたします。

Skrip D — Menelepon Keluar

いつもお世話せわになっております。
株式会社かぶしきがいしゃNusantaraの山田やまだと申もうします。
田中たなか様さまはいらっしゃいますでしょうか。

Aturan Uchi-Soto di Telepon (Wajib Paham)

Ini sumber kesalahan terbesar pembelajar.

Prinsip inti

Saat bicara dengan pihak luar (soto), orang kantor Anda sendiri adalah uchi. Maka:

• Jangan meninggikan uchi dengan sonkeigo berlebihan.
• Gunakan bentuk merendah/sopan saat menyebut uchi.

Contoh salah vs benar

Kurang Tepat (ke klien)	Lebih Tepat	Alasan
田中部長たなかぶちょうはいらっしゃいます。	田中たなかは席せきを外はずしております。	Jangan meninggikan pihak internal ke eksternal
社長しゃちょうがお話はなしします。	社長しゃちょうが申もうし上あげます。	Uchi/soto mempengaruhi pilihan bentuk
課長かちょうがおっしゃいました。	課長かちょうが申もうしておりました。	Gunakan KII untuk laporan internal ke klien

Catatan: dalam institusi tertentu (misalnya sekolah), penggunaan bisa dipengaruhi norma lokal. Namun untuk bisnis umum, pola uchi-soto di atas adalah baseline aman.

Tips Nada Bicara: Bukan Hanya Kata, Tapi Cara Menyampaikannya

Pedoman resmi juga menekankan bahwa bahasa sopan tanpa sikap yang sesuai akan terdengar kosong. Di telepon, ini berarti:

1. Bicara sedikit lebih lambat dari tempo kasual.
2. Beri jeda setelah frasa kunci (nama, angka, jam).
3. Ulangi informasi kritis (nomor telepon, nama, deadline).
4. Hindari suara "terburu-buru" saat meminta lawan bicara menunggu.

Contoh konfirmasi angka:

• お電話番号でんわばんごうは、090-1234-5678でよろしいでしょうか。

Kesalahan Umum di Telepon + Perbaikannya

Kesalahan	Contoh	Perbaikan
Terlalu kasual	もしもし、山田やまだです。	お電話でんわありがとうございます。〜でございます。
Salah arah hormat	部長ぶちょうはいらっしゃいます（ke klien）	部長ぶちょうは席せきを外はずしております
Permintaan terlalu direct	ちょっと待まってください	少々しょうしょうお待まちください
Jawaban ambigu	はい、わかりました	かしこまりました / 承知しょうちいたしました
Tidak ada konfirmasi	じゃ、伝つたえます	折おり返かえしご連絡れんらくいたします

Situasi Sulit: Skrip Darurat yang Wajib Siap

Di dunia nyata, panggilan jarang selalu mulus. Kadang suara putus, lawan bicara terlalu cepat, atau informasi belum bisa Anda berikan. Bagian ini fokus ke kalimat darurat: tetap sopan sambil menjaga akurasi.

1) Saat suara tidak jelas

Gunakan pola minta ulang yang sopan, bukan "eh, nggak kedengeran".

• 恐おそれ入いります、少すこしお声こえが聞きき取とりにくいのですが、もう一度いちどお願ねがいできますか。
• 通信つうしんの関係かんけいで、音声おんせいが途切とぎれております。

2) Saat perlu waktu cek data

Jangan diam lama di telepon. Beri status dengan jelas:

• 確認かくにんに1分ふんほどお時間じかんを頂いただけますでしょうか。
• 担当たんとう部署ぶしょへ確認かくにんの上うえ、すぐにご案内あんないいたします。

3) Saat menahan panggilan terlalu lama

Jika lewat 30-60 detik, kembali ke line dan update:

• お待またせして申もうし訳わけございません。確認かくにんにもう少々しょうしょうお時間じかんを頂戴ちょうだいできますでしょうか。
• 一度いちどこちらから折おり返かえしご連絡れんらくしてもよろしいでしょうか。

4) Saat tidak bisa memberi informasi

Tetap sopan, jelaskan batasan, dan beri alternatif:

• 恐おそれ入いりますが、個人情報こじんじょうほうの関係かんけいで電話でんわではお答こたえできかねます。
• よろしければ、担当者たんとうしゃより改あらためてご連絡れんらくいたします。

5) Saat penelpon marah

Urutan aman: dengarkan -> akui -> minta maaf -> tindakan konkret.

Kalimat inti:

• ご不便ふべんをおかけし、誠まことに申もうし訳わけございません。
• 状況じょうきょうを確認かくにんし、本日中ほんじつちゅうに対応方針たいおうほうしんをご連絡れんらくいたします。

6 Contoh Kalimat Darurat (3 Layer + Biru)

Darurat 1: Suara putus-putus
恐おそれ入いります、音声おんせいが途切とぎれております。
Osoreirimasu, onsei ga togirete orimasu.
Mohon maaf, suara terputus-putus.

Darurat 2: Minta ulang informasi
もう一度いちど、お願ねがいできますか。
Mou ichido, onegai dekimasu ka.
Boleh diulangi sekali lagi?

Darurat 3: Perlu cek internal
確認かくにんのため、少々しょうしょうお時間じかんをいただけますでしょうか。
Kakunin no tame, shoushou ojikan o itadakemasu deshou ka.
Untuk pengecekan, boleh kami minta waktu sebentar?

Darurat 4: Menolak info sensitif via telepon
電話でんわでは回答かいとういたしかねます。
Denwa de wa kaitou itashikanemasu.
Kami tidak dapat menjawab melalui telepon.

Darurat 5: Janji telepon balik
担当者たんとうしゃより折おり返かえしご連絡れんらくいたします。
Tantousha yori orikaeshi go-renraku itashimasu.
Staf terkait akan menghubungi balik.

Darurat 6: Penutup sopan setelah isu
ご迷惑めいわくをおかけし、誠まことに申もうし訳わけございません。
Go-meiwaku o okake shi, makoto ni moushiwake gozaimasen.
Kami mohon maaf sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan ini.

Checklist Operasional Sebelum Angkat Telepon

Cek 20 detik ini sebelum mulai jaga. Performa Anda lebih stabil:

1. Catatan frasa pembuka ada di depan mata.
2. Daftar nama internal + jabatan siap.
3. Nomor ekstensi tim penting mudah diakses.
4. Template catat pesan (nama, nomor, waktu, inti pesan) siap.
5. Pena dan notepad selalu di posisi sama.

Format Catat Pesan (Praktis)

• 会社名かいしゃめい / 氏名しめい:
• 電話番号でんわばんごう:
• 日時にちじ:
• 用件ようけん:
• 折おり返かえし希望きぼう: 有あ / 無なし

FAQ Singkat untuk Keigo Telepon

Q1. Apakah もしもし selalu salah di kantor?

Untuk telepon bisnis formal, sebaiknya hindari もしもし sebagai pembuka utama. Format yang lebih aman adalah "お電話でんわありがとうございます" + identitas perusahaan.

Q2. Mana lebih aman: かしこまりました atau 承知しょうちいたしました?

Dua-duanya sopan. Dalam konteks layanan pelanggan, かしこまりました sering terdengar lebih siap melayani. Untuk komunikasi internal formal, 承知しょうちいたしました juga sangat aman.

Q3. Saat bicara ke klien tentang atasan sendiri, boleh pakai 部長ぶちょう様さま?

Umumnya tidak dianjurkan. Dalam pola uchi-soto bisnis, sebut pihak internal secara netral (misalnya nama + "は席せきを外はずしております").

Q4. Kapan pakai させていただく di telepon?

Pakai secukupnya saat benar-benar ada nuansa izin/manfaat, misalnya saat meminta izin mengulang nomor atau menunda jawaban. Jika tidak perlu, bentuk sederhana seperti いたします biasanya lebih natural dan ringkas.

Latihan 10 Menit per Hari (Bangun Refleks)

Menit 1-3

Baca keras Skrip A dan Skrip B.

Menit 4-6

Latih satu dialog "orang tidak ada" sambil ganti nama/jabatan.

Menit 7-8

Latih angka dan nama: nomor telepon, jam rapat, nama divisi.

Menit 9-10

Rekam suara, cek tiga hal:

1. Apakah pembuka konsisten?
2. Apakah Anda menyebut uchi dengan bentuk aman?
3. Apakah penutup selalu pakai 失礼しつれいいたします?

Rencana Latihan 7 Hari (Progres Terukur)

Kalau Anda ingin peningkatan yang jelas, gunakan pola mingguan sederhana ini:

1. Hari 1: hafalkan pembuka + penutup sampai otomatis.
2. Hari 2: fokus situasi transfer dan menahan panggilan.
3. Hari 3: fokus skenario "orang tidak ada" dan titip pesan.
4. Hari 4: latihan panggilan keluar untuk janji rapat.
5. Hari 5: latih angka, jam, nama departemen, dan ejaan nama perusahaan.
6. Hari 6: mainkan 5 dialog penuh tanpa melihat teks.
7. Hari 7: rekam simulasi 3 menit, evaluasi, ulang bagian yang masih tersendat.

Target mingguan yang realistis:

1. Pembuka telepon stabil dalam 5 detik pertama.
2. Tidak mencampur bentuk kasual saat situasi formal.
3. Bisa menyampaikan pesan balik tanpa kehilangan detail.
4. Mampu menutup telepon secara konsisten dan sopan.

Dengan pola ini, Anda tidak hanya "hafal frasa", tapi benar-benar membangun refleks kerja. Itu yang paling penting saat telepon masuk mendadak dan Anda harus tetap tenang.

Kosakata Baru

Kanji-Kana	Romaji	Arti	Jenis Kata
電話でんわ	Denwa	Telepon	Kata Benda
応対おうたい	Outai	Menangani (panggilan)	Kata Benda / Suru
用件ようけん	Youken	Keperluan	Kata Benda
伝言でんごん	Dengon	Pesan titipan	Kata Benda
折おり返かえし	Orikaeshi	Balik (call back)	Kata Benda
席せきを外はずす	Seki o hazusu	Tidak berada di meja	Ungkapan
かしこまりました	Kashikomarimashita	Baik (sangat formal)	Ungkapan
承知しょうちいたしました	Shouchi itashimashita	Baik, dipahami	Ungkapan
失礼しつれいいたします	Shitsurei itashimasu	Permisi (penutup formal)	Ungkapan
恐おそれ入いりますが	Osoreirimasu ga	Mohon maaf, namun...	Ungkapan
繋つなぐ	Tsunagu	Menyambungkan	Kata Kerja
確認かくにん	Kakunin	Konfirmasi	Kata Benda / Suru

Kesimpulan

Telepon bisnis Jepang terasa sulit di awal karena ritmenya cepat. Tapi justru karena sangat berpola, Anda bisa cepat naik level kalau latihan dengan skrip standar.

Kunci utamanya:

1. Kuasai pembuka dan penutup tetap.
2. Pahami uchi-soto saat menyebut orang internal ke klien.
3. Gunakan sonkeigo untuk lawan bicara, dan kenjougo/teineigo untuk pihak sendiri.
4. Biasakan konfirmasi ulang detail penting sebelum menutup.

Jika Anda bisa menjalankan 5 dialog dalam artikel ini tanpa berhenti, itu sudah modal kuat untuk kerja nyata di perusahaan Jepang.

Baca Juga:

• Keigo untuk Email Bisnis
• Keigo untuk Rapat & Presentasi
• Kesalahan Umum Keigo
• Panduan Lengkap Keigo