Japanese Business Email: Templates & Correct Keigo (Full Examples)

Picture your first day at a Japanese company. You can already chat in 丁寧語ていねいご, but when you must email a client you freeze: is 「よろしくお願ねがいします」 enough, or do you need 「よろしくお願ねがい申もうし上あげます」? When is 御社おんしゃ, when 貴社きしゃ? When is “承知しょうちいたしました” better than “了解りょうかいしました”?

That is why Japanese business email feels demanding: not only grammar, but word choice, structure, and the right direction of respect. The good news: business email is highly patterned. Master the pattern and you can write polite, natural, professional messages without guessing every line.

Why Business-Email Keigo Matters So Much

In Japanese workplaces, email is official communication. Your email is often:

1. Read by many people (managers, clients, other teams).
2. Stored long-term as a decision record.
3. A mirror of personal and company credibility.

So email style must show three things at once:

• Respect toward the reader.
• Humility when referring to your own side.
• Clear content that avoids misunderstanding.

Per the 敬語けいごの指針ししん, these are the main combinations that appear most often in business email:

• 謙譲語けんじょうごI: when your action is directed at a respected party (examples: 伺うかがう, 申もうし上あげる).
• 謙譲語けんじょうごII (丁重語ていちょうご): when you describe your side’s action politely to the reader (examples: 申もうす, いたす).
• 丁寧語ていねいご: the basic polite layer (です/ます).
• 美化語びかご: soften nouns such as お手数てすう, ご確認かくにん.

Core Principles from Official Guidance

Email must be correct in function, not only “look polite.” Hold these three principles.

1) Separate 謙譲語けんじょうごI vs II

• 謙譲語けんじょうごI is used when there is a 向むかう先さき (respected target of the action).
• 謙譲語けんじょうごII is used to report your side’s action politely to the email reader.

Quick examples:

• ご都合つごうを伺うかがいます → KI (action toward the other party).
• 後のちほどご連絡れんらくいたします → KII (your side’s action described politely).

2) Understand いただく vs くださる

In official guidance, いただく is a humble (KI) form of “receive,” while くださる is honorific (尊敬語そんけいご) for “give to me/us.”

• 先生せんせいがご確認かくにんくださる → the respected party is the subject.
• 先生せんせいにご確認かくにんいただく → from the receiver’s point of view (us).

Both can be correct, but the viewpoint differs.

3) Use 〜(さ)せていただく with awareness

Guidance on 〜(さ)せていただくさせていただく stresses two main conditions:

1. Permission or approval from someone else.
2. A sense of benefit or gratitude for that permission.

Without both, a simpler form such as いたします is often more accurate and shorter.

• Less appropriate (overdone): 資料しりょうを送付そうふさせていただきます。
• More natural: 資料しりょうを送付そうふいたします。

Keigo Categories Most Often Seen in Email

Category	Role in Email	Examples
尊敬語そんけいご	Honor the other party’s action	ご覧らんになる / くださる
謙譲語けんじょうごI	Humble your action toward the other party	伺うかがう / 申もうし上あげる
謙譲語けんじょうごII	Describe your side’s action politely	いたす / 申もうす
丁寧語ていねいご	Basic sentence politeness	です / ます
美化語びかご	Soften vocabulary	お手数てすう / ご確認かくにん

Standard Japanese Business-Email Structure

Safest order:

1. 件名けんめい (subject)
2. 宛名あてな (recipient name)
3. Opening 挨拶あいさつ
4. Brief sender identity
5. Purpose of the email (core)
6. Supporting detail (dates, attachments, options)
7. Polite close
8. Signature

1) Subject (件名けんめい)

The subject must be clear, specific, and show the needed action.

Safe examples:

• 件名けんめい：打うち合あわせ日程にっていのご相談そうだん
• 件名けんめい：見積書みつもりしょ送付そうふのご連絡れんらく
• 件名けんめい：納期のうき変更へんこうのお詫わび

2) Opening greeting (挨拶あいさつ)

The most universal business openings:

• お世話せわになっております。
• いつもお世話せわになっております。
• 突然とつぜんのご連絡れんらく失礼しつれいいたします。（first contact)

3) Brief introduction

In a first email, always state identity:

• 株式会社かぶしきがいしゃNusantaraの田中たなかと申もうします。
• PTピー・ティー Nusantara 営業部えいぎょうぶのRinaりなでございます。

4) Purpose of the email

Enter the point with a short line:

• 本日ほんじつは、来週らいしゅうの打うち合あわせ日程にっていについてご相談そうだんのためご連絡れんらくいたしました。

5) Closing

• お忙いそがしいところ恐おそれ入いりますが、よろしくお願ねがいいたします。
• 何卒なにとぞよろしくお願ねがい申もうし上あげます。

Must-Know Phrases (Email Core Pack)

Situation	Japanese Phrase	Category	Romaji	Meaning
Standard greeting	お世話せわになっております。	丁寧語ていねいご	Osewa ni natte orimasu.	Thank you for your ongoing support.
First contact	突然とつぜんのご連絡れんらく失礼しつれいいたします。	KI + KII	Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu.	Sorry for contacting you out of the blue.
Request confirmation	ご確認かくにんいただけますでしょうか。	KI + 丁寧語ていねいご	Go-kakunin itadakemasu deshou ka.	Could you please check?
Request availability	ご都合つごうを伺うかがえますでしょうか。	KI	Go-tsugou o ukagaemasu deshou ka.	May we ask for a convenient time?
Formal apology	申もうし訳わけございません。	High 丁寧語ていねいご	Moushiwake gozaimasen.	We sincerely apologize.
Closing	よろしくお願ねがいいたします。	KI + 丁寧語ていねいご	Yoroshiku onegai itashimasu.	Thank you for your cooperation.
Confirm understanding	承知しょうちいたしました。	KII	Shouchi itashimashita.	Understood.
Request a reply	ご返信へんしんいただけますと幸さいわいです。	KI	Go-henshin itadakemasu to saiwai desu.	We would appreciate a reply.
Announce sending	資料しりょうを送付そうふいたします。	KII	Shiryou o soufu itashimasu.	We will send the documents.
Extra-formal close	何卒なにとぞよろしくお願ねがい申もうし上あげます。	KI	Nani tozo yoroshiku onegai moushiagemasu.	We respectfully ask for your support.

10 Key Sentence Examples (3 Layers + Blue Marker)

1. Request confirmation of an attachment

添付てんぷ資料しりょうをご確認かくにんいただけますでしょうか。 Tenpu shiryou o go-kakunin itadakemasu deshou ka. Could you please check this attachment?

2. Request a schedule

ご都合つごうを伺うかがえますでしょうか。 Go-tsugou o ukagaemasu deshou ka. May we ask for a convenient time?

3. Announce sending

本日中ほんじつちゅうに資料しりょうを送付そうふいたします。 Honjitsu-chuu ni shiryou o soufu itashimasu. We will send the documents today.

4. Apology

ご連絡れんらくが遅おくくなり、申もうし訳わけございません。 Go-renraku ga osoku nari, moushiwake gozaimasen. We apologize for the delayed contact.

5. Closing an email

何卒なにとぞよろしくお願ねがい申もうし上あげます。 Nani tozo yoroshiku onegai moushiagemasu. We respectfully ask for your cooperation.

6. Confirm understanding

承知しょうちいたしました。 Shouchi itashimashita. Understood.

7. Apologize for inconvenience

お手数てすうをおかけして恐おそれ入いります。 O-tesuu o okake shite osoreirimasu. Sorry for the trouble.

8. Request a reply

ご返信へんしんいただけますと幸さいわいです。 Go-henshin itadakemasu to saiwai desu. We would be grateful if you could reply.

9. Confirm receipt

受領じゅりょういたしました。 Juryou itashimashita. We have received the documents.

10. Offer further help

必要ひつようでしたら、補足ほそく説明せつめいを申もうし上あげます。 Hitsuyou deshitara, hosoku setsumei o moushiagemasu. If needed, we can provide additional explanation.

3 Ready Email Templates

Adapt the formats below. Replace names, dates, and context.

Template A — Request a Meeting Schedule

件名けんめい：打うち合あわせ日程にっていのご相談そうだん

株式会社かぶしきがいしゃABC
田中たなか様さま

お世話せわになっております。
PTピー・ティー NusantaraのRinaりなと申もうします。

来週らいしゅうの打うち合あわせについて、ご都合つごうを伺うかがいたくご連絡れんらくいたしました。
下記かき候補こうほの中なかで、ご都合つごうのよろしい日時にちじはございますでしょうか。

• 2月がつ18日にち（水すい）10:00-11:00
• 2月がつ19日にち（木もく）14:00-15:00

お忙いそがしいところ恐おそれ入いりますが、よろしくお願ねがいいたします。

Template B — Follow-up After an Interview

件名けんめい：面接めんせつの御礼おれい

昨日きのうはお忙いそがしい中なか、面接めんせつのお時間じかんをいただき、誠まことにありがとうございました。

貴社きしゃの事業じぎょうに強つよく魅力みりょくを感かんじております。今後こんごとも、どうぞよろしくお願ねがいいたします。

Template C — Apology for Delayed Sending

件名けんめい：資料しりょう送付そうふ遅延ちえんのお詫わび

ご連絡れんらくが遅おくくなり、申もうし訳わけございません。
資料しりょうの送付そうふが予定よていより遅おくれてしまいました。

本日中ほんじつちゅうに改あらためて送付そうふいたします。何卒なにとぞご確認かくにんのほどよろしくお願ねがいいたします。

Choosing Formality: Safe, Formal, or Very Formal

One of the hardest parts of business email is not grammar—it is how formal each line should be. Too casual looks unprofessional. Too high on every line makes the email heavy and stiff.

In practice, use these three levels:

Level 1 — Safe (default for general professional relations)

Fits vendors, partners, or internal managers you email often.

• お世話せわになっております。
• ご確認かくにんをお願ねがいいたします。
• よろしくお願ねがいいたします。

Level 2 — Formal (new clients, important requests, or sensitive issues)

Use when you ask for action that may inconvenience the other party.

• お忙いそがしいところ恐おそれ入いりますが、〜
• ご確認かくにんいただけますでしょうか。
• 何卒なにとぞよろしくお願ねがいいたします。

Level 3 — Very Formal (escalation, serious apology, or executive communication)

Use when reputation risk is high or the context is highly official.

• 誠まことに申もうし訳わけございません。
• よろしくお願ねがい申もうし上あげます。
• 重かさねてお詫わび申もうし上あげます。

Practical tip: start at Level 1, raise to Level 2 or 3 only where needed. The email stays natural and easy to read.

Email Patterns by Purpose

Each purpose has a different sentence pattern. Use the patterns below—you need not start from zero every time.

1) Request pattern

Safe order:

1. Opening + short context.
2. Soft question-form request.
3. Close with empathy.

Sample pattern:

• ご確認かくにんいただけますでしょうか。
• お手数てすうですが、対応たいおうをお願ねがいいたします。

2) Confirmation pattern

Safe order:

1. State what you are confirming.
2. Repeat key facts (date, amount, attachment).
3. Invite correction if anything differs.

Sample pattern:

• 下記かきの内容ないようで承知しょうちいたしました。
• 相違そういがございましたら、ご指摘してきください。

3) Follow-up pattern (polite reminder)

Safe order:

1. Acknowledge that the other party may be busy.
2. Recall the previous email context.
3. Request a reply with a clear deadline.

Sample pattern:

• 先日せんじつお送おくりした件けんにつきまして、念ねんのためご連絡れんらくいたしました。
• 恐おそれ入いりますが、今週中こんしゅうちゅうにご返信へんしんいただけますと幸さいわいです。

4) Apology pattern

Safe order:

1. Apologize first, without long excuses.
2. State the core facts briefly.
3. Give recovery steps and a deadline.
4. Apologize again at the close.

Sample pattern:

• ご迷惑めいわくをおかけし、誠まことに申もうし訳わけございません。
• 本日ほんじつ17時じまでに再送さいそういたします。
• 重かさねてお詫わび申もうし上あげます。

Template D — Polite Follow-up When There Is No Reply Yet

件名けんめい：先日せんじつのご連絡れんらくについて（再送さいそう）

お世話せわになっております。
PTピー・ティー NusantaraのRinaりなでございます。

先日せんじつお送おくりしました見積みつもり内容ないようにつきまして、念ねんのため再送さいそういたします。
ご多忙たぼうのところ恐おそれ入いりますが、今週中こんしゅうちゅうにご確認かくにん・ご返信へんしんいただけますと幸さいわいです。

何卒なにとぞよろしくお願ねがいいたします。

Mini Dialog: Senior Reviews Your Email

Situation: You drafted an email to a client and ask a senior to check it.

Mini Dialog: Senior Reviews Your Email

You drafted an email to a client and ask a senior to check it.

A (You): 先方せんぽうへ送おくるメールを作成さくせいいたしました。ご確認かくにんいただけますでしょうか。 Senpou e okuru meeru o sakusei itashimashita. Go-kakunin itadakemasu deshou ka. I drafted the email to send to the other party. Could you please check it?

B (Senior): はい。件名けんめいは分わかりやすいです。本文ほんぶんの「了解りょうかいしました」は「承知しょうちいたしました」に直なおしましょう。 Hai. Kenmei wa wakariyasui desu. Honbun no "ryoukai shimashita" wa "shouchi itashimashita" ni naoshimashou. Yes. The subject is clear. Let’s change “ryoukai shimashita” in the body to “shouchi itashimashita.”

A (You): 承知しょうちいたしました。修正しゅうせいの上うえ、再送さいそういたします。 Shouchi itashimashita. Shuusei no ue, saisou itashimasu. Understood. I will revise and resend.

Category notes:

• ご確認かくにんいただけますでしょうか = KI + 丁寧語ていねいご
• 承知しょうちいたしました = KII
• 再送さいそういたします = KII

Reply Rules Often Forgotten

1) Reply quickly, even without a final answer

If you need time, send an interim reply:

• 確認かくにんの上うえ、本日ほんじつ中ちゅうに改あらためてご連絡れんらくいたします。

2) Quote only as needed

In long threads, summarize the other party’s points and answer point by point. That prevents miscommunication.

3) Confirm action points explicitly

Example:

• 承知しょうちいたしました。資料しりょうは2月がつ15日にち（金きん）までに送付そうふいたします。

Important Do & Don’t for Email Keigo

Do

• Use 貴社きしゃ in writing (email/letters), 御社おんしゃ in spoken conversation.
• Use 承知しょうちいたしました / かしこまりました for formal responses.
• Add a polite buffer when asking for help: お手数てすうですが、恐おそれ入いりますが.
• Prefer short sentences. Good Keigo must still be clear.

Don’t

• Do not use 了解りょうかいしました with clients or external superiors.
• Do not use あなた with clients; use name + 様さま.
• Do not stack overly long forms without a clear function.
• Do not overuse 〜(さ)せていただく when permission/benefit is weak.

Common Mistakes + Quick Fixes

Less Appropriate	Better	Why
了解りょうかいしました	承知しょうちいたしました	More formal register
すみません	申もうし訳わけございません	Standard business apology
あなたの会社かいしゃ	貴社きしゃ	Written business convention
ご確認かくにんしてください	ご確認かくにんください	More natural and compact
資料しりょうを送付そうふさせていただきます	資料しりょうを送付そうふいたします	Avoid excess
御社おんしゃ（email）	貴社きしゃ（email）	Speech vs writing difference

Checklist Before You Click Send

1. 件名けんめい is specific and easy to understand.
2. 宛名あてな is correct (name + 様さま).
3. Opening greeting + sender identity are present.
4. The request/confirmation has one focus per paragraph.
5. A polite close exists (よろしくお願ねがいいたします).
6. No casual wording (了解りょうかい, すみません, etc.) in formal contexts.
7. Dates, attachments, and next actions are clearly written.

New Vocabulary

Kanji-Kana	Romaji	Meaning	Word Type
件名けんめい	Kenmei	Email subject	Noun
宛名あてな	Atema	Recipient name	Noun
挨拶あいさつ	Aisatsu	Greeting / opening	Noun
都合つごう	Tsugou	Availability	Noun
確認かくにん	Kakunin	Confirmation / check	Noun / suru
送付そうふ	Soufu	Sending	Noun / suru
承知しょうち	Shouchi	Understanding (formal)	Noun / suru
恐おそれ入いる	Osoreiru	Sorry for the trouble	Expression
申もうし訳わけございません	Moushiwake gozaimasen	We sincerely apologize	Expression
何卒なにとぞ	Nani tozo	Kindly / please (formal)	Adverb

Quick FAQ (Real Problems When Writing Email)

Q1. Must every sentence be ultra-formal?

No. Fit the context. For routine internal mail, 丁寧語ていねいご plus a few KI/KII phrases is often enough. Save very high formality for sensitive requests, escalation, or apologies.

Q2. When do I use 御社おんしゃ and 貴社きしゃ?

Safest practical rule:

• Spoken: 御社おんしゃ
• Written (email/letters): 貴社きしゃ

Q3. If there is no reply yet, when should I follow up?

For operational matters, a polite follow-up after 1–2 business days is usually reasonable. Near a deadline you may follow up sooner, still with a soft buffer such as 「恐おそれ入いりますが」.

Q4. May I use 「取とり急いそぎご連絡れんらくまで」?

Yes, carefully. It fits when you truly send a short notice and will follow with detail later. Do not use it as a close for every email—it can feel empty and templated.

Q5. Which is better: 発表はっぴょうさせていただきます or 発表はっぴょういたします?

If permission/benefit is unclear, compact 発表はっぴょういたします is safer and more natural. Use させていただく when there is a sense of being given a chance or permission.

Q6. What if I am completely stuck while writing?

Use this safe formula:

1. お世話せわになっております。
2. Write the conclusion in one line.
3. ご確認かくにんいただけますでしょうか。
4. よろしくお願ねがいいたします。

With that formula you are already at a safe level for most business email.

Conclusion

Writing Japanese business email with Keigo is not about making every sentence as long as possible. The key is correct function:

1. Respect the other party with matching forms.
2. Humble your side’s actions when needed (KI/KII correctly).
3. Keep sentences short, clear, and ready to act on.

If you stay disciplined with the standard structure and core phrases in this article, email quality rises quickly. After that, refine nuance: when to use 申もうし上あげます, when いたします is enough, and when 〜(さ)せていただく is truly required.

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